2. log_diskusi.md

Log Diskusi Komprehensif

Notula Rapat Koordinasi Catin (Ivan & Bernika) & Wedding Organizer (BWP)

1. Identitas & Info Dasar

  • Catin: Ivan & Bernika
  • Gedung: Gedung Rakyat Slawi (Terdapat 2 ruang transit: AC dan Non-AC)
  • Saudara Kandung:
    • Bernika: 1 Adik Perempuan
    • Ivan: 1 Kakak Perempuan, 1 Kakak Laki-laki
  • Akomodasi Keluarga Ivan: Seluruh keluarga menginap di AS Hotel. Rombongan datang naik bis; saat Hari-H Ivan dan keluarga inti ke gedung naik mobil, sisanya menyusul naik bis.
  • Keamanan Rumah: Rumah Bernika akan kosong saat Hari-H. Minta tolong tetangga/saudara menjaga rumah dan mengarahkan tamu yang datang ke gedung.

2. Catering & Konsumsi

A. Alokasi & Porsi

  • Target Undangan: 200 Card (~400 Tamu).
  • Prasmanan / Buffet: 300 pax (aman) hingga 400 pax.
  • Pondokan (Food Stall):
    • Bakso: 250 pax (disarankan tanpa gerobak penjual, pakai alat catering).
    • Lontong Sate Ayam: 250 pax.
    • Es Krim: 250 pax.
    • Side Stall/Minuman: Es Kuwut, Jus Orange, Infused Water, Air Mineral Gelasan.
    • Snack: Risol atau agar-agar (variasi asin & manis).
    • Welcome Drink/Snack: Ditaruh di area catering dalam gedung (bukan di depan).

B. Aturan & Operasional Catering

  • Sistem Buka: Catering ditutup sejak awal dan hanya dibuka atas instruksi BWP agar tamu fokus ke acara.
  • Voucher / Checklist: Tidak menggunakan checklist di stall. Sistem kontrol menggunakan voucher souvenir (1 voucher per registrasi undangan).
  • SDM Catering: Minimal 20 orang profesional/berbayar (misal siswa SMK Hospitality):
    • Team Loading & Refill: Loading alat prasmanan pagi; refill dilakukan proaktif saat makanan mulai habis.
    • Pramusaji Stall: 2 orang per stall untuk efisiensi antrean.
    • Tim Clean-Up: 5–10 orang khusus cuci piring (jobdesc terpisah, tidak boleh merangkap) untuk menjaga ketersediaan alat makan.
  • Alokasi Nasi Box:
    • Sarapan Pagi (Pasca Akad): ±70 pax (25 Ivan, 25 Bernika, sisanya panitia/penghulu/tamu akad). Dihidangkan jam 09:15, disiapkan sebelum jam 08:00.
    • Petugas & Tamu Akad: Sediakan Nasi Box + Kantong Kresek untuk Penghulu/Tim KUA, Petugas Kebersihan Gedung, Keamanan, dan Parkir.

3. Rundown & Detail Acara Hari-H

A. Persiapan & Makeup (H-1 & Pagi Hari-H)

  • Loading Vendor: Tanggal 25 mulai setelah Maghrib (karena ada acara Natal sebelumnya) hingga dini hari.
  • Makeup Location & Timing:
    • Bernika: Makeup di rumah start jam 03:00 (paling lambat 04:00). Tiba di gedung paling lambat 07:30 untuk preparation shoot.
    • Ivan & Keluarga Ivan: Datang dari Subuh dan makeup/ganti busana di Gedung Rakyat.
    • Keluarga Bernika & Adik: Makeup di gedung.

B. Prosesi Penyerahan Seserahan (08:00 - 08:30)

  • Baris & Welcoming: Keluarga Ivan di luar, keluarga Bernika di dalam.
  • Sambutan: Sambutan penyerahan (Pria) dan penerimaan (Wanita) max 10 menit per sambutan.
  • Simbolis: Penyerahan 1 barang simbolis dari Ortu Ivan ke Ortu Bernika (tidak ada angsul-angsul/balen). Sisa barang diestafetkan. Total durasi ~25-30 menit.

C. Procession Akad Nikah (08:30 - 09:15)

  • Pelaksanaan: Ijab kabul di-handle KUA. Pembacaan ayat suci Al-Qur'an disesuaikan dengan jam tiba Penghulu.
  • Waiting Time: Jika menunggu KUA, diputar music playback romantis/sholawat. Makanan belum boleh dibuka.
  • Penyerahan: Foto penyerahan Mahar, Cincin, Buku Nikah, Maskawin.
  • Sarapan: Sarapan Nasi Box dibuka jam 09:15 setelah akad selesai.

D. Procession Adat Panggih (09:30 - 10:15)

  • Penghematan Durasi: Disarankan Outfit Akad dan Panggih SAMA untuk memangkas waktu ganti baju.
  • Pemandu: Cucuk Lampah (request gaya alusan) dan Pranotocoro.
  • Urutan Acara: Pengalungan melati → Minum Tirto Wening → Injak Telur & Basuh Kaki → Sinduran → Naik Pelaminan → Bobot Timbang → Dulangan → Kacar Kucur → Sungkeman.
  • Photoshoot: Foto Keluarga Inti & Couple Shoot 5–10 menit.
  • Ganti Busana: Ganti baju resepsi ~45 menit.

E. Procession Resepsi (11:00 - 13:30)

  • Grand Entrance: Ortu jalan ke pelaminan dulu → Pengantin jalan (soft dance di gazebo → pelaminan → cium kening). Efek confetti saat entrance.
  • Opening: Ivan Speech (terima kasih, mohon doa restu, silakan menikmati).
  • Hiburan: Band minimalis (player + vokal) main loop per 3 lagu + MC Greeting / Games.
  • Games: 3 Hadiah Games & 1 Hadiah Lempar Bunga.
  • Penutupan: Ditulis di undangan berakhir pukul 13:30.

4. Logistik, Barang Berharga, & Properti

  • Mahar vs Maskawin: Mahar (syarat sah nikah, misal LM) Wajib ditunjukkan saat akad. Maskawin/Cincin dipakaikan setelah akad.
  • Penyimpanan Seserahan & Amplop:
    • Simbolis disimpan di ruang transit.
    • Pasca acara: Perhiasan/amplop didokumentasikan, dimasukkan amplop, disaksikan, digembok, serta dibuatkan Berita Acara Serah Terima.
  • Properti Panggih:
    • Disediakan MUA/BWP (Baki 2 pcs, koin backup).
    • Menjadi tanggung jawab Bernika: Nasi adep-adep, daun sirih, 1 telur mentah, beras kuning, koin, 2 cangkir.
  • Souvenir & Photobooth:
    • Souvenir berupa barang/tas belanja dengan sistem kupon voucher (1 per registrasi).
    • Photobooth Zarch Project aktif saat resepsi (loading jam 09:00/10:00, buka jam 11:00).

5. Penugasan SDM & Tim BWP

A. Tim BWP (7 Personil Hari-H)

  1. Bride Assistant (khusus mendampingi Bernika dari rumah/gedung).
  2. Stage Manager (kelola panggung & komposisi foto).
  3. Prep Venue & Stopper.
  4. Frontdesk (penerima tamu, souvenir, hadiah).
  5. PIC Catering, Runner & Leader.
  6. MC.
  7. Tim Loading H-1.

B. Panitia Keluarga & PIC Wajib

  • Ketua Pelaksana: Disarankan Paklik / Bulik.
  • PIC Mahar & Amplop: Adik Bernika.
  • PIC Seserahan & Logistik Mobil: Kerabat / Panitia Tambahan.
  • PIC Dokumentasi Foto: 1 Penghubung pihak Ivan & 1 Pihak Bernika.
  • Koordinator Konsumsi: 2 Orang (Bukan keluarga inti agar fokus kerja).
  • Penerima Tamu: Sepupu / Keponakan (bukan saudara kandung, agar saudara kandung fokus di entrance/acara).