Gedung: Gedung Rakyat Slawi (Terdapat 2 ruang transit: AC dan Non-AC)
Saudara Kandung:
Bernika: 1 Adik Perempuan
Ivan: 1 Kakak Perempuan, 1 Kakak Laki-laki
Akomodasi Keluarga Ivan: Seluruh keluarga menginap di AS Hotel. Rombongan datang naik bis; saat Hari-H Ivan dan keluarga inti ke gedung naik mobil, sisanya menyusul naik bis.
Keamanan Rumah: Rumah Bernika akan kosong saat Hari-H. Minta tolong tetangga/saudara menjaga rumah dan mengarahkan tamu yang datang ke gedung.
2. Catering & Konsumsi
A. Alokasi & Porsi
Target Undangan: 200 Card (~400 Tamu).
Prasmanan / Buffet: 300 pax (aman) hingga 400 pax.
Pondokan (Food Stall):
Bakso: 250 pax (disarankan tanpa gerobak penjual, pakai alat catering).
Lontong Sate Ayam: 250 pax.
Es Krim: 250 pax.
Side Stall/Minuman: Es Kuwut, Jus Orange, Infused Water, Air Mineral Gelasan.
Snack: Risol atau agar-agar (variasi asin & manis).
Welcome Drink/Snack: Ditaruh di area catering dalam gedung (bukan di depan).
B. Aturan & Operasional Catering
Sistem Buka: Catering ditutup sejak awal dan hanya dibuka atas instruksi BWP agar tamu fokus ke acara.
Voucher / Checklist: Tidak menggunakan checklist di stall. Sistem kontrol menggunakan voucher souvenir (1 voucher per registrasi undangan).
SDM Catering: Minimal 20 orang profesional/berbayar (misal siswa SMK Hospitality):
Team Loading & Refill: Loading alat prasmanan pagi; refill dilakukan proaktif saat makanan mulai habis.
Pramusaji Stall: 2 orang per stall untuk efisiensi antrean.
Tim Clean-Up: 5–10 orang khusus cuci piring (jobdesc terpisah, tidak boleh merangkap) untuk menjaga ketersediaan alat makan.
Alokasi Nasi Box:
Sarapan Pagi (Pasca Akad): ±70 pax (25 Ivan, 25 Bernika, sisanya panitia/penghulu/tamu akad). Dihidangkan jam 09:15, disiapkan sebelum jam 08:00.
Petugas & Tamu Akad: Sediakan Nasi Box + Kantong Kresek untuk Penghulu/Tim KUA, Petugas Kebersihan Gedung, Keamanan, dan Parkir.
3. Rundown & Detail Acara Hari-H
A. Persiapan & Makeup (H-1 & Pagi Hari-H)
Loading Vendor: Tanggal 25 mulai setelah Maghrib (karena ada acara Natal sebelumnya) hingga dini hari.
Makeup Location & Timing:
Bernika: Makeup di rumah start jam 03:00 (paling lambat 04:00). Tiba di gedung paling lambat 07:30 untuk preparation shoot.
Ivan & Keluarga Ivan: Datang dari Subuh dan makeup/ganti busana di Gedung Rakyat.
Keluarga Bernika & Adik: Makeup di gedung.
B. Prosesi Penyerahan Seserahan (08:00 - 08:30)
Baris & Welcoming: Keluarga Ivan di luar, keluarga Bernika di dalam.
Sambutan: Sambutan penyerahan (Pria) dan penerimaan (Wanita) max 10 menit per sambutan.
Simbolis: Penyerahan 1 barang simbolis dari Ortu Ivan ke Ortu Bernika (tidak ada angsul-angsul/balen). Sisa barang diestafetkan. Total durasi ~25-30 menit.
C. Procession Akad Nikah (08:30 - 09:15)
Pelaksanaan: Ijab kabul di-handle KUA. Pembacaan ayat suci Al-Qur'an disesuaikan dengan jam tiba Penghulu.
Waiting Time: Jika menunggu KUA, diputar music playback romantis/sholawat. Makanan belum boleh dibuka.
Penyerahan: Foto penyerahan Mahar, Cincin, Buku Nikah, Maskawin.
Sarapan: Sarapan Nasi Box dibuka jam 09:15 setelah akad selesai.
D. Procession Adat Panggih (09:30 - 10:15)
Penghematan Durasi: Disarankan Outfit Akad dan Panggih SAMA untuk memangkas waktu ganti baju.
Pemandu: Cucuk Lampah (request gaya alusan) dan Pranotocoro.
PIC Dokumentasi Foto: 1 Penghubung pihak Ivan & 1 Pihak Bernika.
Koordinator Konsumsi: 2 Orang (Bukan keluarga inti agar fokus kerja).
Penerima Tamu: Sepupu / Keponakan (bukan saudara kandung, agar saudara kandung fokus di entrance/acara).
6. Update Terbaru: Pembelian Kain Seragam Keluarga (Oktober)
Rencana Kegiatan: Pembelian kain seragam pernikahan untuk keluarga di Pekalongan pada bulan Oktober.
Logistik & Perjalanan:
Perjalanan PP Tegal – Pekalongan menggunakan rental mobil dari Deha Armanda.
Ivan melakukan perjalanan PP (Jakarta – Tegal) menggunakan kereta api.
Kebutuhan Pendataan: Mendata siapa saja anggota keluarga yang akan dibelikan seragam serta menghitung total jumlah pria dan wanita.
7. Update Terbaru: Konfirmasi Fasilitas Gedung Rakyat Slawi & Vendor Sound System
Kontak Gedung: Pak Arif (CP Gedung Rakyat Slawi).
Fasilitas Inklusi Gedung:
200 unit kursi.
Sound system standar + 2 mic.
4 unit kipas angin (blower fan biasa).
Layanan kebersihan gedung.
Tidak Termasuk (Exclude): Keamanan gedung (perlu diatur tersendiri).
Fasilitas Tambahan (Penambahan Kursi & Blower): Dapat dipesan via Mas Cahyo (rate/harga ditanyakan langsung ke Ybs).
Operator Sound System:
Jika memakai sound system vendor luar -> Operator di-handle vendor luar tersebut.
Jika menggunakan sound bawaan gedung -> Operator bisa menggunakan jasa Mas Cahyo.
Petugas Gedung Hari-H: Ada 3 orang petugas dari Gedung Rakyat yang akan standby pada Hari-H.
Koordinasi Final Meeting:
Pak Arif sudah diinfokan bahwa H-1 Bulan akan diadakan Final Meeting oleh BWP (melibatkan seluruh vendor + pihak gedung).
Pak Arif siap menginfokan kepada 3 petugas gedung yang bertugas untuk hadir. Waktu & tempat akan dikabarkan lebih lanjut.
Keputusan Vendor Sound System: Perlunya mengambil keputusan: Apakah memakai service sound system dari Sinergi Music (vendor band entertainment) atau mencari vendor sound eksternal lainnya.
Status Vendor: Fix / Deal dengan Mba Imah untuk pengelolaan & operasional catering.
Nilai Kontrak: Rp 700.000,-
Inklusi Layanan & Alat:
SDM Masak & SDM Nanak Nasi.
Peralatan masak lengkap.
Peralatan prasmanan lengkap untuk Buffet maupun Food Stall (termasuk Meja, Hiasan/Dekorasi Prasmanan, Kompor, Dispenser, dan Termos).
Jadwal Kerja: Start H-1 (Jumat, 25 Desember 2026).
Pengadaan Bahan Makanan: Orang tua Bernika akan melakukan belanja bahan makanan pada H-1 berdasarkan list belanja yang disiapkan/diberikan oleh Mba Imah.